Mówi się, że mamy rynek pracownika. Firmy prześcigają się więc w kolejnych pomysłach, które mają zachęcić kandydata do przyjazdu. Jednym z pomysłów jest zwrot kosztów, jakie musi ponieść kandydat do pracy, żeby dojechać na miejsce rekrutacji. Firma chce w ten sposób pokazać swoją otwartość oraz wykreować się na jedną z tych, gdzie z kranu płynie mleko i miód.
Oczywiście firmy zwracające koszty za przyjazd to nadal rzadkość, jednak trend ten wpisał się na stałe w element planowania rekrutacji zwiększając tym samym oczekiwania kandydatów względem przyszłych rekrutacji.
Część firm nie wychodzi tak daleko i zamiast zwrotu kosztów, podarowuje upominki, gadżety reklamowe lub różne rabaty do wykorzystania w firmie.
Taka forma zwortu powinna być zarezerwowana przede wszystkim na czas poszukiwania pracownika o strategicznym znaczeniu dla firmy. Rekrutacje takie zazwyczaj nie kończą się na jednym spotkaniu, a niewielka ilość specjalistów rozsiana jest po całym kraju. Wysokie wymagania oraz atrakcyjne warunki pracy powodują, że potencjalny pracownik jest w stanie zrezygnować z dotychczasowego życia i przenieść się w nowe miejsce. W tym przypadku dobrym posunięciem firmy jest przejęcie kosztów dojazdu lub nawet noclegu.
Jeżeli prowadzimy rekrutację na masową skale, to zwrot kosztów dla każdego z pracowników da nam jedynie duży problem i konieczność zagłębienia się w obowiązkach administracyjnych.
Zanim ogłosimy zwrot kosztów za przyjazd na rekrutację, nalezy dokładnie przemyśleć zasady rizliczania. Czy kandydat może przyjechac taksówką, czy jednak rozliczane są wyłącznie koszty poniesione za zakup biletu w komunikacji miejskiej? Czy jadąc samochodem kandydat ma również rozliczony płatny parking. MOże się zdarzyć, że na kilkudniową rekrutację zaprasza się przykładowo 15 osób, natomiast w czasie trwania rekrutacji tylko 3 osoby zostają zaproszone do współpracy. Czy zatem zwrot kosztów nalezy się wszystkim 15 kandydatom, a może tylko tym przyjętym. To bardoz ważne pytania, które są podstawą do stworzenia jednolitych zasad zwrotu środków finansowych za przyjazd na rekrutację.
Ważnym tematem jest fakt, że suma jaką zwraca firma za dojazd na rozmowę kwalifikacyjne są dla kandydatów przychodem, tzw. przychód z innych źródeł. Firma prowadząca rekrutację (realizująca zwrot) jest zatem zobowiązana do wystawienia informacji PIT-8C.